Dans un environnement concurrentiel, la productivité des PME et ETI repose aussi sur leur capacité à accéder, partager et protéger leurs informations.
Mais la multiplication des outils et services en ligne, loin de résoudre le problème, provoque souvent une dispersion des données de l’entreprise. Comment retrouver vos fichiers éparpillés, entre les messageries, les différents espaces de stockage et les notes personnelles de vos collaborateurs ?
À terme, cette quête de données difficilement accessibles entraîne non seulement des pertes de productivité, mais aussi des risques en matière de cybersécurité pour votre entreprise.
Dans ce contexte, comment améliorer les échanges entre les collaborateurs ? Comment encadrer les partages de fichiers, de façon simple et sans freiner les usages ?
Microsoft 365 (M365) a été conçu pour répondre à ces enjeux.
Global SI, expert des environnements de travail collaboratifs depuis 2007, détaille dans cet article les fonctionnalités de la plateforme.
Qu’est-ce que Microsoft 365 ?
Microsoft 365 est une plateforme collaborative hébergée dans le cloud, qui intègre un ensemble de services conçus pour faciliter la collaboration en entreprise.
Elle dépasse largement la simple suite bureautique et le triptyque Word/Excel/PowerPoint. M365 propose une expérience unifiée, grâce à l’interconnexion des services proposés aux entreprises.
Concrètement : un document stocké sur SharePoint par un collaborateur peut aussitôt être édité dans Word par son collègue, qui le partagera via Teams à un troisième interlocuteur, lors d’une réunion de travail à distance.
Tout cela sans jamais générer de doublon, ni de copie locale sur le poste de travail du salarié.
Avec Microsoft 365, l’ensemble de vos fichiers et dossiers de travail sont accessibles depuis les outils et les applications liées à la plateforme (SharePoint, OneDrive, Teams, Outlook, Word…). Sauvegardés dans le cloud, ils ne sont ni perdus, ni cachés.
Plus qu’un simple logiciel, M365 est un écosystème, qui centralise la communication et simplifie la collaboration entre les équipes.
Les entreprises y gagnent en contrôle et sécurité pour leurs données. Pour les collaborateurs, l’avantage est d’accéder plus simplement à leurs outils et documents de travail, qu’ils soient au bureau, en déplacement ou en télétravail.
Qu’apporte Microsoft 365 aux entreprises ?
La plateforme Microsoft 365 simplifie la création, la modification et le partage des fichiers.
Leader technologique reconnu, Microsoft s’appuie sur sa connaissance des usages en entreprise pour proposer des applications fiables, sécurisées et parfaitement compatibles avec les parcs informatiques opérant sous les systèmes d’exploitation Windows.
Concernant la cybersécurité, la plateforme intègre des fonctionnalités activées par défaut : gestion des identités et accès de chaque utilisateur, double authentification (2FA), et les antivirus intégrés renforcent la protection des données de l’entreprise.
Faciliter la collaboration et les échanges d’informations.
En se connectant à leur espace M365, vos collaborateurs accèdent aux mêmes informations, où qu’ils soient. Les fonctions de coédition permettent à plusieurs utilisateurs de travailler en même temps sur un fichier (Word, Excel ou PowerPoint), ce qui évite les conflits, doublons et erreurs de version.
Outre la suite bureautique, un large catalogue d’applications est mis à votre disposition : Teams pour les visioconférences, Exchange (Outlook) pour la messagerie, et le couple SharePoint/OneDrive pour le stockage et le partage de fichiers.
Accessible en ligne et hébergée sur l’infrastructure cloud de Microsoft, la suite M365 est aussi conçue pour les salariés en mobilité : vos équipes peuvent se connecter depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Un avantage apprécié en déplacement ou en situation de travail à distance.
Renforcer la sécurité des fichiers et données de l’entreprise
Concernant la cybersécurité, la solution M365 est alignée avec les recommandations et bonnes pratiques reconnues (Guide d’hygiène numérique de l’ANSSI, ISO 27001, NIST).
Plusieurs couches et dispositifs de sécurité sont intégrés à la plateforme, afin de renforcer le contrôle exercé par l’entreprise sur ses propres données d’une part, et la protection des fichiers manipulés par les collaborateurs de l’autre.
Global SI, prestataire informatique spécialisé, pourra vous aider à paramétrer la plateforme, afin que chaque collaborateur ait accès au bon niveau d’informations et puisse, s’il en a le droit, les modifier, les partager ou les supprimer.
En complément, nous vous conseillons de renforcer la sécurité des accès à votre outil : exigez des mots de passe robustes, activez les codes temporaires pour confirmer l’identité des collaborateurs qui se connectent (codes TOTP, MFA), et bénéficiez des outils développés par Microsoft pour détecter les virus (antivirus / EDR) et empêcher le partage d’informations confidentielles (CASB, DLP).
En complément de ces dispositifs de sécurité, Global SI propose des solutions de sauvegarde, afin de restaurer vos données en cas d’incident informatique ou de cyberattaque.
Toutes ces mesures aident les entreprises à répondre aux exigences de conformité réglementaire, comme le RGPD.
Quel type d’entreprise peut utiliser Microsoft 365 ?
TPE, PME, ETI : M365 est conçue pour être évolutive et s’adresse ainsi à toutes les entreprises.
Les différents niveaux de licence (Business Basic/Standard, Business Premium) incluent des fonctionnalités variées, selon les besoins et le budget de votre organisation.
Ainsi, vous pourrez faire le choix de favoriser les outils de collaboration comme Teams et SharePoint, les options de confidentialité pour limiter les fuites de données, ou encore la continuité de votre activité grâce aux sauvegardes.
Les équipes de Global SI maîtrisent ces sujets sur le bout des doigts. Au-delà des aspects techniques et du déploiement de la plateforme, nous saurons vous conseiller et vous guider vers les options les plus avantageuses pour votre société.
Global SI, votre partenaire pour le déploiement et la gestion des espaces de travail Microsoft 365.
Partenaire de confiance des PME et ETI depuis 2007, Global SI accompagne les entreprises du Sud-Ouest Lyonnais dans la maintenance et la modernisation de leurs parcs informatiques.
Audit initial, déploiement, supervision, support des utilisateurs : nos équipes expérimentées gèrent de A à Z chaque étape de vos projets informatiques.
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